Retención en la fuente para trabajadores independientes 2026: guía completa

La antigua condición de «no haber contratado dos o más trabajadores» ya no está en el artículo 383: la Ley 2277 de 2022 la quitó. Esta guía es informativa; revisa tu caso con tu contador.

El parágrafo 2 del artículo 383 aplica la tabla progresiva a las rentas de trabajo que no vienen de una relación laboral: honorarios y compensaciones por servicios personales de personas naturales. El Decreto 2231 de 2023 dejó la regla así (parágrafo 4 del artículo 1.2.4.1.17 del Decreto 1625 de 2016):

• Si el independiente no le pide al agente de retención que le aplique sus costos y deducciones, se le retiene con el artículo 383.
• Si se lo pide, con la solicitud del numeral 6 del artículo 1.2.4.1.6 del mismo decreto, se le aplican las tarifas de los artículos 392 y 401: las de honorarios o servicios.

El Consejo de Estado mantuvo esa regla: en la sentencia del 3 de julio de 2025 (expediente 28804) negó la demanda de nulidad contra ese parágrafo.

La elección importa también en la renta: con costos y gastos no se toma la renta exenta del 25 % sobre los mismos ingresos. No se trata de escoger la tarifa más baja en cada cuenta de cobro, sino el tratamiento que de verdad corresponde.

Los honorarios pagan trabajos donde predomina el conocimiento: abogados, contadores, consultores, ingenieros, programadores, diseñadores. Los servicios generales son los que no tienen ese componente profesional. Lo que define el concepto es la actividad real, no el nombre en la factura.

Con el artículo 383, la retención se calcula sobre el pago mensualizado: se toma el valor total del contrato, se le restan los aportes obligatorios a salud y pensión, y se divide entre los meses que dura. A esa base mensual se le aplica la depuración y la tabla.

El Concepto 007654 del 12 de junio de 2025 de la DIAN aclaró que esa metodología se aplica sin importar si el contrato se paga cada mes, cada dos meses o al final. Si un contrato de $24.000.000 por tres meses se paga en un solo pago, no se aplica la tabla a $24.000.000 como si fuera un mes: se calcula la retención de cada mes sobre la base mensual y se retiene la suma.

Con ese concepto, la DIAN dejó sin efecto los oficios de 2021 que decían que la tabla se aplicaba al total pagado en el mes.

Los aportes son otra obligación, pero entran en el cálculo porque se restan de la base de retención. Para un contratista de prestación de servicios personales, el ingreso base de cotización (IBC) es, en general, el 40 % del valor mensualizado del contrato sin IVA, con un mínimo de un salario mínimo y un máximo de 25.

Ojo: la presunción de costos que usa la UGPP para calcular los aportes de algunos independientes no es lo mismo que los costos deducibles ante la DIAN. Son cálculos separados.

Un profesional con un contrato de prestación de servicios de $8.000.000 mensuales, sin IVA, que no pide costos y deducciones y no tiene otras deducciones:

Con la tarifa fija de honorarios del 10 %, la retención sería de $800.000. La diferencia muestra por qué importa saber qué régimen aplica. El ejemplo es simplificado: no incluye riesgos laborales ni otros ingresos, y la renta exenta respeta el límite del 40 % ($2.835.200).

• Si tienes varios clientes, cada agente de retención calcula la retención de lo que él te paga, con la mensualización de su contrato.
• Facturar electrónicamente y que te retengan son cosas distintas: no todos los independientes están obligados a facturar, y la retención se practica igual sobre la factura o la cuenta de cobro.
• La retención de renta se calcula antes de IVA. Si eres responsable de IVA, también te pueden practicar ReteIVA, con sus propias reglas.
• Solo te retiene quien es agente de retención: una persona natural que no lo es no debe descontarte nada.

• El RUT actualizado.
• El contrato u orden de servicios.
• La factura electrónica o la cuenta de cobro, según tu caso.
• La planilla de aportes a salud y pensión del periodo.
• Los soportes de las deducciones que quieras que te apliquen, como dependientes o medicina prepagada.
• La solicitud de aplicación de costos y deducciones, solo si eliges esa opción.

Al final del año, pídele a cada cliente su certificado de retenciones: lo restas en tu declaración de renta. Si lo retenido supera tu impuesto, te queda saldo a favor.

Si tu negocio contrata independientes, en Multitiendas registras sus pagos como gastos por categoría con su soporte adjunto, y llevas las cuentas por pagar de cada proveedor.

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