Conciliación bancaria: cómo hacerla paso a paso, con ejemplo

Porque el banco y tu negocio no registran todo al mismo tiempo, y a veces uno de los dos se equivoca:

No toda diferencia lleva asiento: las partidas en tránsito se corrigen solas cuando el banco las procesa.

1. 1

   Reúne el extracto del mes y el auxiliar de la misma cuenta, con la misma fecha de corte.

2. 2

   Revisa la conciliación del mes anterior: sus partidas pendientes deben aparecer ahora.

3. 3

   Cruza los movimientos que coinciden en fecha, valor y referencia.

4. 4

   Separa lo que está en libros y no en el banco: consignaciones en tránsito y cheques pendientes.

5. 5

   Separa lo que está en el banco y no en libros: comisiones, 4x1000, intereses, débitos automáticos y transferencias recibidas.

6. 6

   Investiga cada diferencia: ¿es temporal, un error tuyo, un error del banco o un movimiento desconocido?

7. 7

   Registra solo los ajustes que tienen soporte.

8. 8

   Calcula el saldo ajustado de cada lado: deben dar lo mismo.

9. 9

   Guarda los soportes y haz seguimiento a lo pendiente hasta que se resuelva.

Saldo del banco + Consignaciones en tránsito − Cheques pendientes ± Errores del banco = Saldo bancario conciliado

Saldo en libros + Abonos del banco sin registrar − Cargos del banco sin registrar ± Errores en libros = Saldo en libros ajustado

La conciliación está bien cuando los dos resultados son iguales.

Una tienda concilia su cuenta corriente de septiembre de 2026. El extracto dice $21.850.000 y la contabilidad, $22.190.000.

Los dos lados llegan a $22.500.000: la cuenta está conciliada. La consignación en tránsito y el cheque no llevan asiento, porque ya están en la contabilidad; los movimientos del lado de los libros sí.

La transferencia del cliente abona su cuenta por cobrar: no es una venta nueva, porque la venta ya se registró al facturar. Y si el seguro cubre varios meses, se registra como un pago anticipado y se amortiza. Las cuentas exactas del PUC las define tu contador.

• Registrar otra vez una consignación en tránsito: la duplicas.
• Contabilizar como gasto un cargo errado del banco: se reclama al banco.
• Registrar un movimiento desconocido sin investigarlo para que cuadre.
• Tratar todos los débitos como gastos: algunos son pagos a proveedores, traslados entre tus cuentas o compras de activos.
• Confundir una nota débito del banco con una nota débito electrónica de la DIAN: la del banco es un cargo en tu cuenta; la de la DIAN ajusta una factura.

Lo que paga el cliente con tarjeta no es lo que llega al banco: el operador descuenta su comisión, el IVA de esa comisión y a veces retenciones, y abona días después. Si un lote de $1.000.000 llega como $970.000, los $30.000 no son todos comisión: hay que separarlos según el reporte de liquidación.

• Compara tres cosas: las ventas con tarjeta del POS, el reporte de liquidación del operador y el extracto.
• Identifica cada lote por su referencia y fecha de abono.
• Registra comisiones, IVA y retenciones por separado.
• No registres el abono como una venta nueva: la venta ya está en el POS.
• Revisa devoluciones y contracargos.

Cada cuenta bancaria se concilia contra su propio auxiliar. Los traslados entre tus cuentas no son ingresos ni gastos; si salen un día y llegan al siguiente, son una partida en tránsito.

La ley no fija una frecuencia única para todas las empresas privadas, pero conciliar cada mes es la buena práctica. Si recibes muchos pagos con tarjeta o transferencia, revisa las liquidaciones cada semana o cada día.

Para un negocio pequeño basta una hoja de cálculo con estas pestañas:

Ojo con los cruces automáticos por valor: dos movimientos del mismo monto no siempre son la misma transacción.

Sí ayuda: puede mostrar transferencias a terceros desconocidos, pagos duplicados, débitos sin soporte o cambios en las cuentas de los proveedores. Pero una conciliación que cuadra no prueba que todo sea legítimo. Lo ideal es que quien concilia no sea quien autoriza los pagos. Ante un movimiento sospechoso, guarda la evidencia y llama al banco de inmediato: no esperes al cierre del mes.

En ContaPos, el sistema contable conectado a Multitiendas, registras tus cuentas bancarias, importas el extracto en CSV o lo cargas a mano con su saldo inicial y final, y el sistema lo cruza con los movimientos contables de esa cuenta.

Las ventas, los pagos y la cartera de Multitiendas llegan a ContaPos solos, así que la mayoría de movimientos ya están cuando concilias. Está incluido en los planes Profesional y Corporativo, y en los demás cuesta $50.000 al mes.