Costo de ventas: cómo calcular cuánto te cuesta lo que vendes

Costo de ventas = Inventario inicial + Compras netas + Fletes de compra − Inventario final

Compras netas = Compras − Devoluciones a proveedores − Descuentos comerciales

Esta es la fórmula del inventario periódico: cuentas lo que había, sumas lo que entró y restas lo que quedó. Si llevas inventario permanente, el sistema calcula el costo de cada venta en el momento, con el método que uses. El artículo 62 del Estatuto Tributario acepta los dos sistemas.

Si las ventas netas fueron $38.000.000 ($40.000.000 menos $2.000.000 de devoluciones y descuentos), la utilidad bruta es $17.000.000: un margen bruto del 44,74 %. El costo de ventas se come el 55,26 % de lo que vendes.

Así se ve este cálculo en ContaPos, con el margen bruto, la rotación del inventario y los días que dura la mercancía en bodega:

Si restas de las ventas todo lo que compraste en el mes, el mes en que te surtes para diciembre parecerá una pérdida y diciembre parecerá un gran negocio. Ninguna de las dos cosas es cierta.

Según la sección 13 de la NIIF para pymes, el costo del inventario incluye todo lo necesario para tener el producto listo y en su lugar:

El flete del proveedor a tu bodega es costo del inventario; el envío al cliente es un gasto de venta. Y la retención en la fuente que le practicas al proveedor no sube el costo: es un impuesto que declaras por él.

Si eres responsable de IVA y cumples los requisitos para descontarlo, el IVA de la compra no es costo: va como IVA descontable en tu declaración. Si no lo puedes recuperar, por ejemplo porque no eres responsable, sí hace parte del costo.

La NIIF para pymes permite tres métodos: identificación específica (para bienes únicos, como un vehículo), PEPS (primeras en entrar, primeras en salir) y promedio ponderado. El UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) no está permitido.

Ejemplo: compras 100 unidades a $20.000 y luego 100 a $30.000, y vendes 120 a $45.000 ($5.400.000):

En los dos casos el total es $5.000.000: solo cambia cuánto va al costo y cuánto se queda en el inventario. Escoge un método, úsalo siempre igual para productos parecidos y no lo cambies para mejorar un mes.

ContaPos usa PEPS: guarda el costo de cada compra como una capa y, al vender, descuenta primero las unidades de la capa más antigua, como en la columna PEPS de esta tabla.

Si la venta tenía factura electrónica, la devolución del cliente se soporta con una nota crédito.

No es lo mismo una merma normal de un proceso que una pérdida o un robo, y la contabilidad y los impuestos las tratan distinto.

• En la contabilidad, los desperdicios anormales no entran al costo del inventario: van como pérdida del periodo.
• En la renta, el artículo 64 del Estatuto Tributario permite disminuir el inventario final por faltantes de mercancías de fácil destrucción o pérdida hasta en un 3 % del inventario inicial más las compras, si llevas juego de inventarios. Con fuerza mayor o caso fortuito demostrado, puede ser más.
• Con inventario permanente, la pérdida es deducible si demuestras el hecho que la causó.
• Las bajas por obsolescencia (mercancía destruida, reciclada o chatarrizada) se deducen por su costo fiscal, con un documento que diga cantidad, descripción, costo, la justificación y la firma del representante legal y los responsables.

Ese 3 % no es una deducción automática ni aplica a cualquier negocio: tiene requisitos. Y lo que deduces como faltante no lo puedes deducir otra vez por otro lado.

El inventario se mide por el menor entre su costo y lo que podrías recibir al venderlo, menos los costos de venta. Si algo te costó $1.000.000, hoy solo lo venderías en $800.000 y venderlo cuesta $50.000, vale $750.000: hay que reconocer un deterioro de $250.000. Pasa con la mercancía dañada, pasada de moda o cuyo precio cayó. Su efecto en la renta puede ser distinto: revísalo con tu contador.

El costo de la receta parte de lo que de verdad se usa: un kilo de carne a $30.000 con un rendimiento del 80 % deja 800 gramos útiles, así que el kilo útil cuesta $37.500, no $30.000. Ese costo de ingredientes es la base del costo de ventas, aunque el estado financiero formal también puede incluir la mano de obra y los costos indirectos de la cocina.

Multitiendas lleva tu inventario permanente: cada compra que recibes, cada venta, devolución, traslado y ajuste queda en el kardex del producto, en unidades y en pesos, por bodega. Por eso el Reporte de Utilidades te muestra el costo, la utilidad y el margen de lo vendido en cualquier periodo, por producto y por vendedor.

ContaPos, el sistema contable conectado a Multitiendas, valora el inventario por PEPS y arma el costo de ventas con inventario inicial, compras, fletes, devoluciones e inventario final, con el margen bruto, la rotación y los días de inventario. Está incluido en los planes Profesional y Corporativo, y en los demás cuesta $50.000 al mes.