La nota crédito electrónica es el documento que baja el valor de una factura electrónica ya validada, o la anula por completo. Se usa en devoluciones, descuentos después de facturar, precios cobrados de más y ventas canceladas. La factura original no se borra: la nota queda amarrada a ella, lleva su propio CUDE y la DIAN la valida. Y no todo error obliga a anular: en 2026 la DIAN aclaró que una errata menor en los datos del comprador no le quita validez a la factura.
Lo esencial en una tabla
| Tema | Qué debes saber |
|---|---|
| Qué hace | Baja el valor de una factura o la anula por completo |
| Identificador | Su propio CUDE, y el CUFE de la factura que ajusta |
| Numeración | Un consecutivo interno de quien la expide |
| Validación | La DIAN la valida antes de entregarla |
| Norma | Artículo 1.5.1.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025 |
| Anulación | Es el único mecanismo para anular una factura electrónica |
¿Qué es una nota crédito electrónica?
Es un documento del sistema de facturación electrónica que ajusta una factura ya validada para disminuir su valor o anularla. Como la factura validada no se edita ni se borra, la nota documenta el cambio y conserva la historia de la operación.
Se genera en el software de facturación, se firma digitalmente, la DIAN la valida y se entrega al comprador por el mismo medio por el que recibió la factura.
La nota crédito no devuelve el dinero. Es el soporte tributario del ajuste; el reembolso al cliente se hace aparte, en efectivo, por transferencia o con el medio que acuerden.
¿Cuándo se emite una nota crédito?
Cuando hay una razón real para bajar o anular lo que facturaste. Que el cliente no haya pagado no es una de ellas: una factura pendiente de cobro se gestiona como cartera, no se corrige.
| Situación | Qué evaluar |
|---|---|
| El cliente devuelve uno de tres productos | Nota crédito parcial por lo devuelto |
| Se cancela toda la venta | Nota crédito por el total, que anula la factura |
| Diste un descuento después de facturar | Nota crédito y el tratamiento fiscal del descuento |
| Cobraste un precio mayor al acordado | Nota crédito por la diferencia |
| La factura salió a nombre de otra persona | Anular con nota crédito y expedir una factura nueva |
| Hay una errata menor en el nombre del cliente | Puede que no haga falta anular (ver más abajo) |
| El cliente no ha pagado | Gestiona el cobro; el impago no justifica una nota crédito |
Nota crédito parcial y total
| Parcial | Total (anulación) | |
|---|---|---|
| Qué hace | Baja una parte del valor | Anula toda la factura |
| Usos comunes | Devolución de un producto, descuento posterior, precio cobrado de más | Venta cancelada, venta que no ocurrió, error grave en la factura |
| Ejemplo | Factura de $500.000 con nota de $100.000: queda en $400.000 | Factura de $500.000 con nota de $500.000: queda en $0 |
| La factura original | Sigue vigente por el saldo | Queda registrada como anulada; su número no se reutiliza |
¿Cómo anular una factura electrónica?
El artículo 1.5.1.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025 dice que la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta. La nota debe referenciar siempre la factura que anula, y el número de esa factura no se puede volver a usar.
- 1
Confirma que de verdad hay que anular, y que no basta con un ajuste parcial.
- 2
Busca la factura: prefijo, número, CUFE, fecha, comprador y valores.
- 3
Crea la nota crédito por el total, referenciada a la factura.
- 4
El software la firma y la envía a la DIAN.
- 5
Revisa que quede validada.
- 6
Entrégala al cliente.
- 7
Si la venta sigue, expide una factura nueva con los datos correctos y un número nuevo de tu rango.
Nunca reemplaces los datos del XML de una factura validada ni reutilices su número. La corrección siempre queda a la vista con la nota.
¿Hay que anular si hay un error en los datos del cliente?
No siempre. En el Concepto 005714 del 14 de abril de 2026, la DIAN distingue dos tipos de error en la identificación del comprador:
| Tipo de error | Ejemplo | Qué pasa con la factura |
|---|---|---|
| Sustancial | La factura identifica a otra persona y no se puede saber con certeza quién compró | No es soporte válido: se anula y se expide una nueva |
| Formal o tipográfico | Una letra mal en el apellido, o el tipo de documento equivocado, pero el comprador se identifica sin duda | Conserva su validez como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables |
La regla de la DIAN es la sustancia sobre la forma: lo que importa es si se puede identificar de manera inequívoca a quien compró. En los casos dudosos, decide con tu contador antes de anular.
Ejemplo: devolución de una chaqueta
Una tienda de ropa le vende dos chaquetas a un cliente, con IVA del 19 %. Días después, el cliente devuelve la chaqueta azul.
| Concepto | Subtotal | IVA 19 % | Total |
|---|---|---|---|
| Chaqueta negra | $200.000 | $38.000 | $238.000 |
| Chaqueta azul | $200.000 | $38.000 | $238.000 |
| Factura original | $400.000 | $76.000 | $476.000 |
| Nota crédito parcial (chaqueta azul) | −$200.000 | −$38.000 | −$238.000 |
| Valor final de la venta | $200.000 | $38.000 | $238.000 |
Si en vez de una devolución se cancelara toda la venta, la nota crédito sería por los $476.000 y anularía la factura.
Valores ilustrativos: el registro contable y tributario depende de tus soportes y del período en que ocurra la devolución.
¿Cómo afecta una nota crédito al IVA?
El artículo 484 del Estatuto Tributario permite restar del IVA generado el impuesto de los bienes devueltos y de las operaciones anuladas, rescindidas o resueltas. Se calcula con la tarifa que tuvo la venta original y se toma en el período en que ocurre la devolución o la anulación. Si la anulación es parcial, se resta la parte proporcional.
En el ejemplo, la devolución de la chaqueta azul le permite a la tienda restar $38.000 de IVA en la declaración del período en que la recibió.
- Guarda la evidencia de la devolución o la anulación.
- Registra la nota crédito en la contabilidad: sin ese respaldo, el descuento del IVA no procede.
- Verifica la tarifa de IVA de la venta original.
- Revisa si hay retenciones u otros conceptos que también cambian.
No todo descuento baja el IVA automáticamente: depende de si el descuento es condicionado o no y de cómo se pactó. Confírmalo con tu contador.
¿Cuánto tiempo hay para emitir una nota crédito?
No hay un plazo único de 5, 30 o 60 días para todos los casos. La nota se emite cuando ocurre el hecho que la origina, como la devolución o la cancelación, y su efecto en el IVA se toma en ese período.
Si la devolución llega meses después de la venta, se documenta con la nota en ese momento y se registra en el período en que ocurrió. Ten en cuenta que, si la factura fue aceptada como título valor en RADIAN, ya no admite notas.
No confundas plazos distintos: el de retracto o garantía del consumidor, el de la declaración del IVA y el de aceptación en RADIAN son cosas diferentes.
Los 16 requisitos de la nota crédito
Son los mismos de la nota débito, del artículo 1.5.1.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025:
- 1
Llamarse expresamente «nota crédito de la factura electrónica de venta».
- 2
Un número de un consecutivo interno de quien la expide.
- 3
El prefijo, el número y el CUFE de la factura que ajusta, y la fecha usada para generar ese CUFE.
- 4
Su propio código único, el CUDE.
- 5
El código QR con la dirección de consulta.
- 6
El tipo de nota crédito.
- 7
La fecha y hora de generación.
- 8
La fecha y hora de validación.
- 9
El nombre o razón social y el NIT del vendedor.
- 10
El nombre o razón social y el NIT del comprador.
- 11
Si el comprador no da NIT, su nombre y número de identificación.
- 12
Si no se identifica, «consumidor final» y el número 222222222222.
- 13
El detalle de cada línea: cantidad, unidad, descripción, código, impuestos con su tarifa, valor unitario y valor total.
- 14
El valor total, como suma de las líneas.
- 15
La calidad de agente retenedor de IVA, autorretenedor o gran contribuyente, si aplica.
- 16
La firma digital del facturador electrónico.
El PDF puede omitir el QR, la fecha de validación y la firma digital; el XML las lleva siempre.
CUDE, numeración y notas sin factura
- El CUDE (Código Único de Documento Electrónico) identifica la nota. El CUFE identifica la factura. La nota lleva los dos: el suyo y el de la factura que ajusta.
- La nota crédito usa un consecutivo interno, sin resolución de la DIAN. La factura nueva que expidas después de anular sí sale de tu rango autorizado.
- Solo cuando no se puede identificar de forma clara e inequívoca la factura que dio origen a la nota, no se exige referenciarla (parágrafo 1 del artículo). Para anular, en cambio, la nota siempre debe referenciar la factura.
- Una nota no corrige otra: la norma prohíbe hacer ajustes entre notas crédito y notas débito.
Nota crédito y nota débito
| Nota crédito | Nota débito | |
|---|---|---|
| Efecto | Baja el valor | Sube el valor |
| ¿Anula la factura? | Sí, cuando es por el total | No |
| Ejemplo | Una devolución | Un precio por debajo de lo acordado |
| Soporte fiscal | Basta con la nota validada | Requiere además una factura por el mayor valor |
¿Y si la factura está aceptada en RADIAN?
Si negociaste la factura como título valor, por ejemplo en factoring, revisa su estado en RADIAN antes de ajustarla. Según el Concepto 004716 de 2023 de la DIAN, una vez la factura es aceptada, de forma expresa o tácita, ya no se pueden generar notas crédito ni débito asociadas a ella.
No confundas la validación técnica de la DIAN con la aceptación de la factura como título valor: son cosas distintas.
¿Sirve para corregir un documento equivalente POS?
No. La nota crédito es de la factura electrónica de venta. El documento equivalente electrónico POS se corrige con su propia nota de ajuste, que tiene sus requisitos en la misma Resolución 000227 de 2025. Antes de procesar una devolución, revisa qué documento le entregaste al cliente.
Errores frecuentes
| Error | Qué hacer |
|---|---|
| Borrar o editar una factura validada | Corrígela con una nota crédito |
| Reutilizar el número de una factura anulada | La factura nueva lleva otro número de tu rango |
| Creer que la nota crédito devuelve el dinero | El reembolso se registra aparte |
| Emitir la nota porque el cliente no pagó | Gestiona el cobro; no es motivo de nota |
| Anular por cualquier errata en el nombre | Revisa si el comprador se identifica sin duda |
| Corregir una nota con otra nota | La norma no lo permite |
| Restar el IVA con otra tarifa o en otro período | Usa la tarifa original y el período de la devolución |
| Reembolsar dos veces | Cruza la nota con la caja, los pagos y la cartera |
| Ajustar una factura aceptada en RADIAN | Revisa su estado antes de emitir |
Notas crédito y devoluciones en Multitiendas
En Multitiendas creas la nota crédito desde Facturación → Notas crédito. Buscas la factura que vas a ajustar o anular, eliges el concepto y los ítems o valores que corriges, y la emites: queda referenciada a la factura y validada ante la DIAN.
La devolución del producto va por su lado, en Ventas → Devolución de Ventas: seleccionas los productos y cantidades, la devolución se aprueba, eliges si reembolsas en efectivo o por transferencia, y los productos vuelven a la bodega de donde salieron. Así el documento fiscal, la caja y el inventario quedan cuadrados.
Las notas crédito vienen en la facturación electrónica de Multitiendas: $200.000 al año, con documentos ilimitados, en cualquier plan, e incluida en el plan Corporativo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una nota crédito electrónica?
Un documento electrónico que baja el valor de una factura ya validada o la anula por completo. Lleva su propio CUDE y la DIAN la valida.
¿Cómo se anula una factura electrónica?
Con una nota crédito por el total que referencia la factura. El número de la factura anulada no se puede reutilizar.
¿Hay que anular una factura por un error en el nombre del cliente?
No necesariamente. Según el Concepto DIAN 005714 de 2026, si el error es formal y el comprador se identifica sin duda, la factura conserva su validez.
¿Cuánto tiempo tengo para hacer una nota crédito?
No hay un plazo único. Se emite cuando ocurre la devolución o la cancelación, y su efecto en el IVA se toma en ese período.
¿La nota crédito baja el IVA?
En devoluciones y anulaciones de ventas gravadas, sí: el artículo 484 del Estatuto Tributario permite restar ese IVA en el período en que ocurren, si está registrado en la contabilidad.
¿La nota crédito devuelve el dinero al cliente?
No. Es el soporte tributario del ajuste; el reembolso se hace aparte.
¿Se puede anular una nota crédito?
No con otra nota: la norma prohíbe hacer ajustes entre notas crédito y débito. Revisa con tu contador el procedimiento para tu caso.
¿La nota crédito necesita numeración autorizada?
No. Usa un consecutivo interno de quien la expide.
¿Sirve para corregir un documento equivalente POS?
No. El documento equivalente electrónico POS se corrige con su propia nota de ajuste.
¿Cómo hago una nota crédito en Multitiendas?
Desde Facturación → Notas crédito: buscas la factura, eliges el concepto y los ítems o valores, y la emites para validación ante la DIAN.