Factura electrónica en Colombia 2026: todo lo que debes saber

La factura electrónica de venta registra la venta de un bien o la prestación de un servicio. Se diferencia de la factura en papel en que se genera, se transmite, se valida, se entrega y se guarda de forma electrónica. La DIAN revisa que cumpla las reglas técnicas antes de que llegue al comprador.

Sirve para soportar ingresos, costos, deducciones e impuestos descontables, siempre que cumpla los requisitos fiscales.

Una factura electrónica no es un PDF. El documento que vale es un archivo XML que cumple las reglas técnicas de la DIAN. El PDF es solo la versión para leer.

La regla general es que quien está obligado a expedir factura de venta debe hacerlo de forma electrónica, salvo las excepciones de la ley. Eso incluye sociedades, establecimientos de comercio y personas naturales que tienen el deber legal de facturar.

• Una persona natural puede estar obligada o no. Depende de su actividad y de sus responsabilidades tributarias, así que revisa tu RUT y las excepciones que te apliquen.
• Ser responsable de IVA no es lo mismo que estar obligado a facturar. Puedes estar obligado a facturar electrónicamente sin cobrar IVA.
• Si no estás obligado, puedes habilitarte de forma voluntaria como facturador electrónico.

Además de cumplir con la DIAN, la factura electrónica ordena el negocio, sobre todo si sale del mismo sistema donde vendes y llevas el inventario. Así no tienes que pasar los datos de una plataforma a otra.

• Menos digitación manual y menos errores.
• Encuentras cualquier factura anterior en segundos.
• Los soportes quedan guardados en digital, sin archivos en papel.
• Cada venta tiene trazabilidad.
• Tu contador recibe la información ordenada.
• El cliente recibe la factura en su correo.

Los requisitos de la factura electrónica de venta estaban en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023. Hoy están compilados en el artículo 1.5.1.2.2.1 de la Resolución 000227 de 2025, la Resolución Única de la DIAN. En resumen, la factura debe llevar:

• La denominación «factura electrónica de venta».
• Los datos del vendedor y, cuando corresponda, los del comprador.
• Un número consecutivo autorizado por la DIAN.
• Las fechas y horas de generación y expedición.
• La descripción, la cantidad y el valor de lo vendido.
• Los impuestos con sus tarifas, cuando apliquen.
• La forma y el medio de pago.
• La firma digital, el CUFE y el código QR.
• La información técnica que pide el anexo técnico.

Este punto cambió en 2025. La Resolución 000202 de 2025 modificó el artículo 69 de la Resolución 000165 de 2023. Ahora solo puedes pedirle datos al comprador si él pide que la factura salga a su nombre, y en ese caso solo puedes pedirle estos:

• Nombre y apellidos, o razón social.
• Tipo y número de identificación.
• Correo electrónico. No es necesario, si el comprador lo prefiere, cuando la factura se le entrega impresa.

No le pidas copia del RUT, teléfono ni otros datos solo para expedirle la factura. Si quieres sus datos para otros fines, como un programa de puntos, es aparte y debe ser voluntario.

La DIAN tendrá un servicio de consulta que llena el nombre y el correo con el tipo y número de documento. Solo aplica cuando la DIAN anuncie la fecha en que estará disponible; mientras tanto, se piden los datos de la lista.

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   Revisa y actualiza tu RUT: datos de la empresa, responsabilidades, representante legal si aplica y correo.

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   Elige cómo vas a facturar: el servicio gratuito de la DIAN, un proveedor tecnológico o un software propio.

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   Regístrate en el sistema de habilitación de la DIAN y escoge tu modo de operación.

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   Haz las pruebas de habilitación hasta quedar habilitado.

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   Ten lista la firma digital que exige tu modalidad. El servicio gratuito de la DIAN incluye un certificado sin costo.

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   Solicita la resolución de numeración de facturación electrónica y asocia tus prefijos y rangos.

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   Configura productos, impuestos y clientes en el software, y empieza a facturar en producción.

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   Registras la venta en tu software.

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   El software genera el XML con los datos de la venta.

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   El software firma digitalmente el documento.

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   El documento se envía a la DIAN.

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   La DIAN lo valida. Si lo rechaza, se corrige y se envía de nuevo.

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   El comprador recibe la factura por el medio permitido.

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   Guardas el documento y su validación.

Que la DIAN valide la factura no significa que esté bien en lo tributario. La validación revisa reglas técnicas; que los impuestos y los valores sean correctos sigue siendo tu responsabilidad.

Guarda siempre el XML y su validación, no solo el PDF.

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   Busca el CUFE o el código QR en la factura.

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   Entra a la consulta de documentos electrónicos de la DIAN, o escanea el QR.

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   Consulta el documento.

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   Revisa que coincidan el emisor, los valores y el estado de validación.

Un error común es pensar que usar un punto de venta significa expedir facturas electrónicas. El POS es el sistema donde registras y cobras las ventas. El documento equivalente electrónico POS es un documento tributario distinto, con su propio anexo técnico.

Un software POS no emite ninguno de los dos documentos si no tiene el módulo de facturación. Cuando el cliente pide factura a su nombre, debes poder expedirle factura electrónica de venta.

Una factura validada no se edita ni se borra. Se corrige con notas electrónicas que quedan amarradas a la factura original y que también pasan por validación:

Es otro documento: lo emite quien compra cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar, como un campesino o un transportador independiente. Sirve para soportar esa compra como costo o deducción.

No necesitas pagar un software para facturar: la DIAN tiene un servicio gratuito. Los programas de pago agregan cosas como la conexión con el inventario, el punto de venta, los clientes y los reportes.

Cuando la DIAN tiene problemas técnicos y no puede validar, la factura se puede expedir y entregar sin validación previa, y se transmite después dentro del plazo legal. El artículo 616-1 del Estatuto Tributario da 48 horas.

Una caída de tu internet o una falla de tu software no se trata igual que una falla de la DIAN: cada contingencia tiene su procedimiento. Antes de facturar en contingencia, revisa el procedimiento vigente, qué evidencia debes guardar y el plazo de transmisión.

No facturar cuando estás obligado puede traer sanciones del Estatuto Tributario. No hay una multa única: depende de la conducta y del caso. Por eso conviene confirmar si estás obligado, mantener vigente tu numeración y revisar que cada factura quede validada.

Si tienes dudas sobre una contingencia o una posible sanción, consulta con tu contador.

Si cobras en un programa, llevas el inventario en otro y facturas en un tercero, terminas digitando lo mismo varias veces. En Multitiendas la factura electrónica sale de la misma venta.

• Factura electrónica desde el punto de venta, o creándola a mano.
• Control de tus rangos de numeración y su estado.
• CUFE y validación ante la DIAN en cada factura.
• El cliente recibe el PDF y el XML en su correo.
• Notas crédito, notas débito y documentos soporte.
• Facturas recibidas de tus proveedores, con los eventos RADIAN.
• Conexión con ContaPos, el sistema contable de Multitiendas.

Cuesta $200.000 al año, con documentos ilimitados, en cualquier plan, y viene incluida en el plan Corporativo. Puedes probar Multitiendas con el primer mes gratis, sin tarjeta.