La factura electrónica de venta tiene 18 requisitos, y están en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN. La mayoría los pone el software. Los que dependen de ti son tener la numeración autorizada vigente y registrar bien los datos del cliente y de la venta.
Los 18 requisitos, en palabras sencillas
- 1
Llamarse expresamente «factura electrónica de venta».
- 2
El nombre o razón social y el NIT de quien vende.
- 3
La identificación del comprador: su NIT, o su nombre y documento, o la mención «consumidor final».
- 4
Un número consecutivo con prefijo (hasta 4 caracteres) y la autorización de numeración de la DIAN con su vigencia.
- 5
La fecha y hora en que se generó.
- 6
La fecha y hora de expedición, que es la de su validación por la DIAN.
- 7
La entrega al comprador en formato electrónico, con el documento de validación de la DIAN.
- 8
El detalle de lo vendido: cantidad, unidad de medida, descripción y código de cada producto o servicio.
- 9
El valor total de la operación.
- 10
La forma de pago: contado o crédito, y en crédito, el plazo.
- 11
El medio de pago: efectivo, tarjeta, transferencia u otro.
- 12
Si aplica, la calidad de agente retenedor de IVA, autorretenedor, gran contribuyente o contribuyente del régimen simple.
- 13
El IVA, el impuesto al consumo y los demás impuestos, discriminados con sus tarifas.
- 14
La firma digital del facturador.
- 15
El CUFE, el código único de la factura electrónica.
- 16
Un código QR con la dirección de consulta en la DIAN.
- 17
Lo que pida el anexo técnico de la factura electrónica de venta.
- 18
El nombre y NIT del fabricante del software, el nombre del software y, si lo hay, el del proveedor tecnológico.
Lo técnico: firma, CUFE, QR y validación previa
La factura electrónica se valida antes de entregarse al cliente: el software la envía a la DIAN, la DIAN la revisa y la acepta o la rechaza. Solo cuando queda validada es una factura. El CUFE la identifica de forma única, y el código QR permite consultarla.
Tú no calculas el CUFE ni firmas a mano. Eso lo hace el software de facturación.
Si la DIAN no puede validar
Cuando la DIAN tiene problemas técnicos y no puede validar, la factura se puede expedir y entregar sin validación previa. Después debe transmitirse a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes, según el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Qué hace el software y qué te toca a ti
| Lo hace el software | Te toca a ti |
|---|---|
| Numeración consecutiva, fecha y hora | Tener una resolución de numeración vigente |
| Firma digital, CUFE y código QR | Registrar bien los datos de tu empresa y del cliente |
| Envío a la DIAN y entrega al cliente | Configurar los impuestos correctos de cada producto |
| Discriminar impuestos según lo configurado | Corregir con nota crédito o débito cuando hay errores |
La factura electrónica en Multitiendas
Multitiendas emite la factura electrónica con nuestro propio software, validada por la DIAN, desde el punto de venta o creándola a mano. El cliente recibe el PDF y el XML en su correo. Cuesta $200.000 al año, con documentos ilimitados, y viene incluida en el plan Corporativo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué norma dice los requisitos de la factura electrónica?
El artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, junto con el anexo técnico de la factura electrónica de venta.
¿Puedo facturar a un cliente que no da sus datos?
Sí. La factura se expide a nombre de «consumidor final» cuando el comprador no se identifica.
¿Qué es el CUFE?
El Código Único de Factura Electrónica. Identifica cada factura de forma única y lo genera el software.
¿Qué pasa si la DIAN está caída?
La factura se puede expedir sin validación previa y se transmite a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes.