El documento soporte lo emite quien compra, cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar. Sin él, esa compra no te sirve como costo o deducción en tu declaración de renta. Es el caso típico de comprarle a un campesino, a un transportador o a una persona que presta un servicio y no factura.
Quién lo emite y para qué sirve
Lo emite el comprador, no el proveedor, con una numeración autorizada por la DIAN. Soporta la compra de bienes o servicios para poder tomarla como costo, deducción o impuesto descontable.
- Compras de cosecha a un campesino no responsable de IVA.
- El pago a un transportador independiente que no factura.
- Un servicio de una persona natural no obligada a facturar, como un arreglo o un mantenimiento.
Los dos plazos para emitirlo
La Resolución 000167 de 2021 permite dos formas:
| Forma | Cuándo se transmite |
|---|---|
| Por cada operación | En el momento de la compra |
| Acumulado por semana con el mismo proveedor | A más tardar el último día hábil de la semana en que se hicieron las compras |
La fecha del documento debe corresponder a la fecha de la operación. Emitirlo tarde, por fuera de estos plazos, puede costarte el costo o la deducción.
Cómo se corrige: la nota de ajuste
Según el artículo 5 de la misma resolución, la nota de ajuste es el mecanismo para anular o corregir un documento soporte. No se reutiliza el número del documento anulado.
El documento soporte en Multitiendas
En Multitiendas lo emites desde Facturación → Documentos soporte, con la numeración que configuraste para ese tipo de documento. Queda validado por la DIAN y guardado junto a tus compras. La DIAN también ofrece una solución gratuita para emitirlo, si solo lo necesitas de vez en cuando.
Las notas de ajuste al documento soporte las activamos como servicio adicional, según lo que necesite tu negocio.
Ver la guía para emitir un documento soportePruébalo en tu negocio
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Preguntas frecuentes
¿Quién debe emitir el documento soporte?
El comprador que es facturador electrónico, cuando le compra a alguien que no está obligado a expedir factura ni documento equivalente.
¿Puedo hacer un solo documento soporte por semana?
Sí, si todas las compras son al mismo proveedor. Se transmite a más tardar el último día hábil de esa semana.
¿Qué pasa si no emito el documento soporte?
Esa compra no te sirve para soportar el costo o la deducción en la declaración de renta.
¿Cómo anulo un documento soporte?
Con una nota de ajuste al documento soporte, que es el mecanismo de anulación o corrección según la Resolución 000167 de 2021.