Una factura electrónica ya validada no se edita ni se borra. Si hay que cambiar su valor, se hace con una nota: la nota crédito lo disminuye o anula la factura, y la nota débito lo aumenta. Las dos quedan amarradas a la factura original.
La diferencia en una tabla
| Nota crédito | Nota débito | |
|---|---|---|
| Qué hace | Disminuye el valor de la factura o la anula | Aumenta el valor de la factura |
| Ejemplo | El cliente devuelve un producto | Se cobran intereses de mora o un servicio adicional |
| Otros casos | Descuento después de facturar, error en el precio a favor del cliente | Error en el precio a favor del vendedor, un cargo que faltó |
Cómo se anula una factura electrónica
La única forma de anular una factura electrónica es con una nota crédito por el total. El artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023 lo dice así, y agrega que el número de la factura anulada no se puede volver a usar.
Si te equivocaste en el cliente o en todos los valores, lo normal es anular con una nota crédito y emitir una factura nueva.
Ver la guía completa de la nota créditoQué debe llevar cada nota
- El prefijo, el número y el CUFE de la factura que corrige.
- Su propio código único, el CUDE.
- El motivo y los valores que se ajustan.
Igual que la factura, la nota pasa por validación de la DIAN antes de entregarse al cliente.
Si la nota débito sube el valor de la venta, la DIAN pide además una nueva factura electrónica por la diferencia para que sirva como soporte fiscal.
Ver la guía completa de la nota débitoNotas crédito y débito en Multitiendas
En Multitiendas creas la nota crédito desde Facturación → Notas crédito, y la nota débito desde Facturación → Notas débito. Buscas la factura que vas a corregir y la nota queda referenciada a ella; también se valida ante la DIAN. Si la corrección viene de una devolución en el punto de venta, la devolución se aprueba, el dinero sale en efectivo o transferencia y el producto vuelve a su bodega.
Ver la guía para crear una nota crédito o débitoPruébalo en tu negocio
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Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una factura electrónica ya emitida?
No. Una factura validada no se edita. Se corrige con una nota crédito o débito, o se anula con una nota crédito por el total.
¿Cuándo uso una nota débito?
Cuando el valor de la factura debe subir: intereses, un cargo adicional o un precio que quedó por debajo de lo acordado.
¿El número de una factura anulada se puede reutilizar?
No. Según el artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023, el número de la factura anulada no puede usarse de nuevo.
¿Qué es el CUDE?
El Código Único de Documento Electrónico. Identifica cada nota crédito o débito, como el CUFE identifica la factura.