El kardex es el registro de cada entrada y salida de un producto, con el saldo que queda después de cada movimiento. Sirve para dos cosas: saber cuántas unidades tienes y saber cuánto valen. Si llevas inventario, lo necesitas, lo llames así o no.
Qué columnas lleva un kardex
Cada producto tiene su propio kardex. Una fila por movimiento, en orden de fecha:
| Columna | Qué va |
|---|---|
| Fecha | Cuándo pasó el movimiento |
| Documento | La compra, venta, traslado o ajuste que lo origina |
| Entradas | Unidades que ingresan (compras, devoluciones de clientes) |
| Salidas | Unidades que salen (ventas, devoluciones a proveedores) |
| Saldo | Unidades que quedan después del movimiento |
| Costo unitario | El costo de cada unidad según el método que uses |
| Valores | Entradas, salidas y saldo expresados en pesos |
Métodos de valoración permitidos en Colombia
Las pymes en Colombia aplican la sección 13 de la NIIF para las pymes. Según sus párrafos 13.17 y 13.18, hay tres formas de asignar el costo:
- Identificación específica: para productos que no son intercambiables, como un vehículo o una joya única.
- PEPS (primeras en entrar, primeras en salir): se asume que se venden primero las unidades más antiguas.
- Promedio ponderado: cada unidad vale el costo promedio de las unidades disponibles.
El método UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) no está permitido. Y el que elijas lo debes aplicar igual a los inventarios de naturaleza y uso parecidos: no se cambia de método para mejorar un resultado.
Ejemplo resuelto con promedio ponderado
Un producto empieza el mes en cero. Mira cómo cambia el costo promedio con cada compra:
| Movimiento | Unidades | Costo unitario | Saldo (und.) | Costo promedio | Saldo ($) |
|---|---|---|---|---|---|
| Compra 1 | +10 | $10.000 | 10 | $10.000 | $100.000 |
| Compra 2 | +10 | $12.000 | 20 | $11.000 | $220.000 |
| Venta | −4 | $11.000 | 16 | $11.000 | $176.000 |
| Compra 3 | +4 | $13.500 | 20 | $11.500 | $230.000 |
Costo promedio = Valor del saldo ÷ Unidades del saldo
La venta sale al costo promedio del momento ($11.000). La tercera compra, más cara, sube el promedio a $11.500 para las siguientes ventas.
Errores comunes al llevar el kardex
- No registrar las devoluciones de clientes o a proveedores.
- Hacer ajustes de inventario sin dejar el motivo ni el responsable.
- Mezclar las existencias de varias bodegas en un solo kardex cuando las manejas por separado.
- Registrar las compras días después: el saldo del medio queda mal y el costo también.
El kardex en Multitiendas
En Multitiendas no lo llevas a mano. Cada compra que recibes, cada venta del punto de venta, cada factura, traslado y ajuste de existencias queda en el kardex del producto.
Lo generas desde la ficha del producto, eliges el rango de fechas y la bodega, y lo descargas en PDF o en Excel, con entradas, salidas y saldo en unidades y en pesos.
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Preguntas frecuentes
¿El kardex es obligatorio?
Quienes están obligados a llevar contabilidad deben controlar su inventario de forma que puedan soportar su costo. El kardex es la forma más común de hacerlo. Tu contador te dice qué aplica a tu caso.
¿Qué método es mejor: PEPS o promedio ponderado?
Los dos están permitidos. El promedio ponderado es más simple de llevar cuando los precios de compra cambian seguido. Lo importante es usar el mismo método de forma consistente.
¿Se puede usar UEPS en Colombia?
No. La sección 13 de la NIIF para las pymes no permite el método UEPS.
¿Multitiendas genera el kardex por bodega?
Sí. Eliges una bodega o todas, y el rango de fechas, y lo descargas en PDF o Excel.