Estado de resultados: cómo saber si tu negocio realmente gana dinero

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   Ventas netas = ventas brutas − devoluciones − descuentos.

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   Utilidad bruta = ventas netas − costo de ventas.

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   Utilidad operacional = utilidad bruta − gastos operacionales.

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   Utilidad antes de impuestos = utilidad operacional + otros ingresos − gastos financieros y otros gastos.

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   Utilidad neta = utilidad antes de impuestos − impuesto de renta.

Se puede hacer cada mes para manejar el negocio. El estado financiero formal sigue el marco contable que le corresponde a cada empresa.

Son las ventas del periodo menos las devoluciones y los descuentos. No son la plata que entró a la caja: una venta a crédito ya es ingreso aunque no te hayan pagado, y un préstamo que recibes no es una venta.

El IVA que cobras no es tuyo: es de la DIAN, así que no va en las ventas.

Ventas netas = Ventas brutas − Devoluciones − Descuentos comerciales

Ejemplo: $32.000.000 de ventas brutas menos $2.000.000 de devoluciones y descuentos dan $30.000.000 de ventas netas.

Es lo que te costó la mercancía que vendiste, no todo lo que compraste en el mes: lo que sigue en la bodega es inventario, no costo.

Costo de ventas = Inventario inicial + Compras − Inventario final

Ejemplo: la tienda empezó el mes con $12.000.000 de inventario, compró $20.000.000 y terminó con $14.000.000. Su costo de ventas fue $18.000.000.

Si llevas inventario permanente, el sistema calcula el costo de cada venta con el método de costo que uses.

Utilidad bruta = Ventas netas − Costo de ventas

En el ejemplo: $30.000.000 − $18.000.000 = $12.000.000. El margen bruto es del 40 %: de cada $100 vendidos, quedan $40 para cubrir los gastos y ganar. Una utilidad bruta positiva todavía no significa que el negocio sea rentable.

Son lo que cuesta mantener abierto el negocio:

La depreciación reduce la utilidad aunque no salga plata ese mes. Y comprar un equipo no es un gasto del mes: es un activo que se deprecia en su vida útil.

La utilidad operacional muestra si la operación en sí da plata: $12.000.000 − $9.300.000 = $2.700.000, un margen operativo del 9 %.

Después se suman los otros ingresos ($200.000), se restan los gastos financieros como los intereses ($600.000) y queda una utilidad antes de impuestos de $2.300.000. Al restar el impuesto de renta del ejemplo ($700.000, una cifra ilustrativa, no una liquidación) queda la utilidad neta: $1.600.000.

El impuesto de renta no se calcula como un porcentaje de las ventas, ni tiene nada que ver con el IVA que cobras.

Estado de resultados de una tienda ficticia, septiembre de 2026, en pesos:

De cada $100 vendidos, la tienda se queda con unos $5,33. Así se ve un estado de resultados generado en ContaPos, con las cuentas del PUC:

No hay un margen ideal para todos: un supermercado, un restaurante y una tienda de tecnología tienen estructuras muy distintas. Lo útil es comparar tu negocio contra sí mismo, mes a mes.

El margen se calcula sobre el precio de venta; el recargo (markup), sobre el costo. Un producto que te cuesta $60.000 y vendes en $100.000 deja $40.000 de ganancia bruta:

Si quieres un margen del 40 % y le subes el 40 % al costo, te quedas corto: $60.000 + 40 % = $84.000, que es un margen de solo el 28,6 %.

Porque el estado de resultados mide si ganas, no si cobraste. Si de los $30.000.000 vendidos $8.000.000 fueron a crédito y no te han pagado, la utilidad de $1.600.000 no está en el banco. Y la plata que se fue en inventario sin vender, en un equipo o en la cuota del préstamo tampoco aparece como gasto.

Por eso se lee junto con el flujo de caja y las cuentas por cobrar.

Las ventas subieron 20 %, pero la utilidad neta se duplicó (107,79 %), porque los gastos crecieron menos que las ventas. Si las ventas suben y el margen neto baja, revisa descuentos, costos de compra y gastos.

Es el punto de equilibrio. Se separan los gastos fijos de los costos variables y se divide:

Punto de equilibrio = Gastos fijos ÷ (1 − Costos variables ÷ Ventas)

En el ejemplo, los costos variables son el costo de ventas más las comisiones: $18.400.000, el 61,33 % de las ventas. Los gastos fijos son $8.900.000. El punto de equilibrio operativo queda en unos $23.017.241 al mes. Es una estimación: supone que la mezcla de productos y los gastos fijos se mantienen.

• Revisa que los costos de los productos estén bien registrados.
• Mira qué promociones venden sin dejar margen.
• Revisa los gastos fijos: arriendo, servicios y estructura de personal.
• Busca mermas, robos y diferencias de inventario.
• Identifica qué productos o sucursales dejan más y cuáles restan.
• Confirma que la pérdida no venga de un error de registro.

Las empresas obligadas a llevar contabilidad preparan sus estados financieros según el marco del Decreto 2420 de 2015: el Grupo 1 con NIIF plenas, el Grupo 2 con NIIF para pymes y el Grupo 3 con un marco simplificado. Todos incluyen el estado de resultados. Un reporte interno de utilidades sirve para manejar el negocio, pero no reemplaza el estado financiero que firma el contador.

En Multitiendas, el Reporte de Utilidades te muestra por periodo el total vendido, el costo, la utilidad y el margen, también por vendedor, con el costo que sale de tu inventario. Los gastos quedan registrados por categoría en Finanzas, y puedes exportarlo todo a Excel o PDF para tu contador.

ContaPos, el sistema contable conectado a Multitiendas, genera el estado de resultados formal con las cuentas del PUC, junto con el estado de situación financiera, el flujo de efectivo y el costo de ventas. Está incluido en los planes Profesional y Corporativo, y en los demás cuesta $50.000 al mes.