La declaración de IVA es el formulario 300 con el que los responsables de IVA le informan a la DIAN cuánto impuesto cobraron en sus ventas (IVA generado), cuánto pueden restar por el IVA de sus compras (IVA descontable) y cuál es el resultado. Se presenta cada dos meses si en 2025 tuviste ingresos desde 92.000 UVT ($4.581.508.000), y cada cuatro meses si fueron menores. Los responsables del Régimen SIMPLE la presentan una vez al año.
Lo esencial en una tabla
| Tema | Qué debes saber |
|---|---|
| Quién declara | Los responsables de IVA |
| Formulario | 300, en línea en el portal de la DIAN |
| Tarifa general | 19 %; hay una tarifa del 5 % y bienes exentos y excluidos |
| Bimestral | Ingresos del año anterior desde 92.000 UVT, grandes contribuyentes y exportadores |
| Cuatrimestral | Ingresos del año anterior por debajo de 92.000 UVT |
| Anual | Responsables de IVA del Régimen SIMPLE |
Esta guía es informativa. Confirma con tu contador cómo aplica a tu negocio.
¿Qué es el IVA y qué es la declaración?
El IVA es el impuesto sobre las ventas de bienes y servicios. Lo paga el comprador, pero lo cobra y lo declara el vendedor responsable. Por eso el IVA que cobras no es tuyo ni es ganancia: es plata de la DIAN que tienes en custodia hasta declarar.
La declaración de IVA liquida ese impuesto por periodos. En el formulario 300 registras tus ventas gravadas, exentas y excluidas, el IVA que generaste, el IVA descontable de tus compras, las retenciones y los ajustes. El resultado puede ser un valor a pagar, un saldo a favor o cero.
Facturar electrónicamente y declarar IVA son obligaciones distintas: la factura registra cada venta; la declaración liquida el impuesto del periodo.
¿Quién debe declarar IVA?
Los responsables de IVA: sociedades, comerciantes, prestadores de servicios e importadores que venden bienes o servicios gravados. Tu responsabilidad aparece en el RUT, pero lo que manda es tu situación real.
Una persona natural puede ser no responsable de IVA si cumple todas las condiciones del artículo 437 del Estatuto Tributario, entre ellas:
- Ingresos brutos de la actividad gravada inferiores a 3.500 UVT, tanto en el año anterior como en el año en curso ($174.296.500 en 2025 y $183.309.000 en 2026).
- Tener un solo establecimiento de comercio, oficina o local.
- No desarrollar actividades bajo franquicia, concesión o explotación de intangibles.
- No ser usuario aduanero.
- No haber celebrado en el año contratos de venta o servicios gravados por 3.500 UVT o más.
- Consignaciones, depósitos o inversiones del año por debajo de 3.500 UVT.
- No estar en el Régimen SIMPLE.
Basta con incumplir una para pasar a ser responsable. Y no confundas los 3.500 UVT (no responsabilidad) con los 92.000 UVT (periodicidad): son límites para cosas distintas.
Tarifas: 19 %, 5 %, exentos y excluidos
| Tratamiento | Tarifa | Qué implica |
|---|---|---|
| Gravado general | 19 % | La regla general, del artículo 468 del Estatuto Tributario |
| Gravado al 5 % | 5 % | Solo los bienes y servicios que la ley lista expresamente |
| Exento | 0 % | Está gravado a tarifa cero: puede dar derecho a descontar el IVA de las compras y a pedir devolución |
| Excluido | No causa IVA | Está por fuera del impuesto: el IVA de las compras para esas ventas, por regla general, no se descuenta |
Exento y excluido se ven igual en la factura, porque ninguno lleva IVA, pero en la declaración son muy distintos. La tarifa no se asigna por el nombre comercial del producto: depende de su clasificación legal. Y si vendes productos con tratamientos especiales, verifica la norma vigente en la fecha de cada venta.
Bimestral, cuatrimestral o anual
| Periodicidad | Quién | Periodos |
|---|---|---|
| Bimestral | Ingresos brutos al 31 de diciembre del año anterior desde 92.000 UVT, grandes contribuyentes, y responsables de los artículos 477 y 481 del Estatuto Tributario (productores de exentos y exportadores) | Ene-feb, mar-abr, may-jun, jul-ago, sep-oct, nov-dic |
| Cuatrimestral | Ingresos brutos del año anterior por debajo de 92.000 UVT | Ene-abr, may-ago, sep-dic |
| Anual | Responsables de IVA inscritos en el Régimen SIMPLE | Ene-dic |
Para 2026, el límite de 92.000 UVT se calcula con la UVT de 2025, porque son los ingresos de 2025: $4.581.508.000.
Fechas de la declaración de IVA en 2026
La fecha depende del último dígito del NIT, sin el dígito de verificación: el NIT terminado en 1 vence primero y el terminado en 0, de último.
| Periodo | Vence entre |
|---|---|
| Bimestral ene-feb | 10 y 24 de marzo de 2026 |
| Bimestral mar-abr / Cuatrimestral ene-abr | 12 y 26 de mayo de 2026 |
| Bimestral may-jun | 9 y 24 de julio de 2026 |
| Bimestral jul-ago / Cuatrimestral may-ago | 9 y 22 de septiembre de 2026 |
| Bimestral sep-oct | 11 y 25 de noviembre de 2026 |
| Bimestral nov-dic / Cuatrimestral sep-dic | 13 y 26 de enero de 2027 |
| Anual SIMPLE (año 2025) | 16 y 20 de febrero de 2026 |
Los vencimientos de julio se corrieron por el festivo nacional que creó la Ley 2578 de 2026, según el comunicado 092 de la DIAN. Antes de presentar, confirma el día exacto de tu NIT en el calendario tributario de la DIAN.
IVA generado e IVA descontable
El IVA generado es el que causas en tus ventas gravadas: base gravable por tarifa.
IVA generado = Base gravable × Tarifa
Ejemplo: una venta de $1.000.000 gravada al 19 % genera $190.000 de IVA, y la factura queda por $1.190.000.
El IVA descontable es el que pagaste en tus compras y que la ley te deja restar (artículos 485 y 488 del Estatuto Tributario). No todo el IVA de una compra se descuenta. Para que proceda:
- La compra debe tener factura electrónica u otro soporte válido.
- Debe ser costo o gasto de tu actividad.
- Debe destinarse a operaciones gravadas o exentas, no a excluidas.
- Si vendes gravados y excluidos a la vez, se reparte en proporción.
- Debe tomarse dentro del plazo legal.
Los gastos personales y las compras sin factura no dan IVA descontable.
Cómo se calcula: ejemplo de una tienda
Una tienda de tecnología vende en el periodo $10.000.000 antes de IVA y compra mercancía por $4.000.000, todo al 19 %:
| Concepto | Base | IVA 19 % |
|---|---|---|
| Ventas (IVA generado) | $10.000.000 | $1.900.000 |
| Compras de mercancía (IVA descontable) | $4.000.000 | −$760.000 |
| IVA a pagar del periodo | $1.140.000 |
Es un ejemplo simplificado: en el formulario 300 también entran las retenciones de IVA que te practicaron, las devoluciones y los saldos a favor anteriores.
Si el IVA descontable supera al generado, queda un saldo a favor. No es una devolución automática: por regla general se imputa en la siguiente declaración, y solo algunos responsables, como exportadores y productores de bienes exentos, pueden pedir devolución.
¿Cómo sacar el IVA de un precio que ya lo incluye?
Si tu precio de venta ya incluye el IVA, no multipliques el total por 19 %: divide.
Base = Precio con IVA ÷ 1,19
IVA incluido = Precio con IVA − Base
Ejemplo: un producto de $119.000 tiene una base de $100.000 ($119.000 ÷ 1,19) y un IVA de $19.000.
Para productos al 5 %, divide entre 1,05.
Ventas a crédito y notas crédito
El IVA se declara cuando se causa, no cuando te pagan. Según el artículo 429 del Estatuto Tributario, en la venta de bienes se causa con la factura, o con la entrega si no hay factura; en los servicios, con la factura, la terminación del servicio o el pago, lo que pase primero.
Si facturaste $2.000.000 más $380.000 de IVA el 20 de septiembre y el cliente paga el 15 de noviembre, el IVA va en la declaración del periodo de septiembre.
Las devoluciones y anulaciones se restan en el periodo en que ocurren, con la nota crédito como soporte (artículo 484). Una nota débito que sube el valor de una venta gravada aumenta el IVA generado.
Ver cómo afecta la nota crédito al IVA¿Hay que declarar si no hubo ventas?
No, si en el periodo no hiciste operaciones que generen IVA ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones. Así lo dice el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.31 del Decreto 1625 de 2016.
| Situación del periodo | Resultado |
|---|---|
| Sin ventas, sin compras con IVA y sin ajustes | No se declara |
| Sin ventas, pero con compras con IVA descontable | Se declara |
| Con ventas, pero el IVA descontable dejó el saldo en cero | Se declara: un saldo en cero no es un periodo sin operaciones |
Cómo presentar la declaración, paso a paso
- 1
Confirma en tu RUT que eres responsable de IVA y cuál es tu periodicidad.
- 2
Reúne las facturas electrónicas de venta y los documentos equivalentes del periodo.
- 3
Reúne las facturas de tus proveedores y define qué IVA es descontable.
- 4
Incluye las notas crédito, las notas débito y los demás ajustes.
- 5
Concilia ventas, compras, contabilidad y retenciones.
- 6
Revisa la declaración sugerida de IVA de la DIAN, si te aparece: viene prellenada con la facturación electrónica, pero debes completarla y corregirla.
- 7
Diligencia el formulario 300 en el portal de la DIAN.
- 8
Revisa, firma y presenta.
- 9
Si hay valor a pagar, paga dentro del mismo plazo: presentar sin pagar genera intereses de mora.
IVA y ReteIVA no son lo mismo
La ReteIVA es la retención en la fuente a título de IVA que algunos compradores, los agentes de retención, te practican al pagarte. Esa retención se resta en tu declaración de IVA como un anticipo. El agente que la practica la declara aparte, en la declaración de retención en la fuente (formulario 350), no en el 300.
¿Qué pasa si declaras tarde?
Pagas sanción por extemporaneidad: el 5 % del impuesto a cargo por cada mes o fracción de retraso, hasta el 100 %, según el artículo 641 del Estatuto Tributario, más intereses de mora sobre lo que no pagaste a tiempo. La sanción mínima en 2026 es de 10 UVT: $523.740.
Errores frecuentes
| Error | Qué hacer |
|---|---|
| Declarar con la periodicidad equivocada | Revisa tus ingresos del año anterior contra los 92.000 UVT |
| Confundir 92.000 UVT con 3.500 UVT | Uno es periodicidad; el otro, no responsabilidad |
| Usar una tarifa equivocada | Verifica la clasificación legal de cada producto |
| Descontar el IVA de cualquier factura | Revisa los requisitos de los artículos 485 y 488 |
| Tratar un exento como excluido | Solo el exento da derecho a descontar |
| No declarar el IVA de ventas a crédito | Se causa con la factura, no con el pago |
| Olvidar las notas crédito y débito | Inclúyelas en el periodo en que ocurren |
| Gastarse el IVA cobrado | Sepáralo: es del impuesto, no del negocio |
Prepara el IVA con Multitiendas y ContaPos
En Multitiendas cada producto lleva su impuesto configurado, así que cada venta del punto de venta y cada factura electrónica discrimina el IVA según su tarifa. Las compras a proveedores y las notas crédito quedan en el mismo sistema.
ContaPos, el sistema contable conectado a Multitiendas, toma esas ventas y compras y deja listo el IVA para el formulario 300, junto con la retención en la fuente (formulario 350), el ICA y la información exógena. Está incluido en los planes Profesional y Corporativo, y en los demás cuesta $50.000 al mes. La declaración la revisa y presenta tu contador.
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Preguntas frecuentes
¿Quién debe declarar IVA?
Los responsables de IVA. Una persona natural puede ser no responsable si cumple todas las condiciones del artículo 437 del Estatuto Tributario, entre ellas ingresos de la actividad por debajo de 3.500 UVT.
¿Cuándo declaro IVA bimestral y cuándo cuatrimestral?
Bimestral si tus ingresos brutos del año anterior fueron de 92.000 UVT o más ($4.581.508.000 para 2026), si eres gran contribuyente o exportador. Si no, cuatrimestral.
¿Qué formulario se usa para declarar IVA?
El formulario 300, que se presenta en línea en el portal de la DIAN.
¿Cómo se calcula el IVA a pagar?
De forma simplificada, IVA generado en las ventas menos IVA descontable de las compras, menos las retenciones de IVA que te practicaron.
¿Debo declarar IVA si no vendí nada?
No, si en el periodo no hubo operaciones que generen IVA ni compras o ajustes con efecto en IVA. Si hubo compras con IVA descontable, sí declaras.
¿Declaro el IVA de una factura que no me han pagado?
Sí. El IVA se causa con la factura, no con el pago, según el artículo 429 del Estatuto Tributario.
¿Cuál es la diferencia entre exento y excluido?
El exento está gravado a tarifa 0 % y puede dar derecho a descontar el IVA de las compras. El excluido no causa IVA y, por regla general, no da ese derecho.
¿Qué pasa si declaro IVA tarde?
Pagas sanción del 5 % del impuesto por mes o fracción de retraso, hasta el 100 %, más intereses de mora. La sanción mínima en 2026 es de $523.740.
¿ContaPos prepara la declaración de IVA?
Sí. ContaPos deja listo el IVA para el formulario 300 con las ventas y compras de Multitiendas; tu contador la revisa y la presenta.