Un arqueo de caja es contar el efectivo que hay en la caja y compararlo con lo que el sistema dice que debería haber. Se hace al cerrar el turno, al cambiar de cajero o de sorpresa. Si cuadra, sigues. Si no, sabes de cuánto es la diferencia antes de que pase otro día.
Arqueo y cierre no son lo mismo
El cierre de caja termina el turno: se suman las ventas y la caja queda cerrada. El arqueo es la revisión del efectivo, y lo puede hacer el mismo cajero o un supervisor. En muchos negocios se hacen juntos, pero conviene que el supervisor cuente sin ver primero la cifra del sistema.
La fórmula del efectivo esperado
Antes de contar, necesitas saber cuánto efectivo debería haber. Solo cuenta lo que entró y salió en efectivo:
Efectivo esperado = Base inicial + Ventas en efectivo + Otros ingresos − Gastos y retiros − Devoluciones en efectivo
Las ventas con tarjeta, transferencia, Nequi o Daviplata no van aquí. Esas se cuadran contra el reporte del datáfono o del banco.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Base inicial | $200.000 |
| Ventas en efectivo | + $1.350.000 |
| Otros ingresos (abono de un cliente) | + $80.000 |
| Gastos y retiros (pago de domicilios) | − $45.000 |
| Devoluciones en efectivo | − $30.000 |
| Efectivo esperado | $1.555.000 |
Paso a paso para contar la caja
- 1
Detén las ventas en esa caja. Un arqueo con ventas entrando nunca cuadra.
- 2
Separa la base inicial, si tu negocio la deja para el día siguiente.
- 3
Cuenta por denominación: billetes de $100.000, $50.000, $20.000, $10.000, $5.000 y $2.000, y luego las monedas. Anota cuántos hay de cada uno.
- 4
Suma el total contado y compáralo con el efectivo esperado.
- 5
Registra la diferencia con el nombre de quien contó y la hora, aunque sea cero.
- 6
Guarda el efectivo o haz la consignación, y deja soporte de a dónde fue.
Si cuentan dos personas, que cada una cuente por separado y comparen al final. Es la forma más simple de evitar errores de conteo.
Qué hacer si falta o sobra dinero
La diferencia es el efectivo contado menos el esperado. Si es negativa, hay un faltante; si es positiva, un sobrante. Las dos cosas son señal de que algo quedó mal registrado.
- Revisa primero las ventas mixtas: una venta que se pagó mitad en efectivo y mitad con tarjeta y quedó toda en tarjeta.
- Busca devoluciones o gastos que se pagaron de la caja y no se registraron.
- Confirma que la base inicial sea la que se dejó.
- Si la diferencia sigue, déjala registrada como faltante o sobrante. Borrarla solo esconde el problema.
Cómo se hace el arqueo en Multitiendas
En Multitiendas cada caja abre una sesión con su monto inicial. Durante el turno registras ingresos y gastos de caja, y las ventas del punto de venta quedan ligadas a esa sesión. Al cerrar, el cajero hace el conteo físico.
Después, el supervisor hace el arqueo: el sistema compara lo que contó el supervisor, lo que registró el cajero y lo que dicen las ventas. Así sabes si la diferencia viene del conteo o de una venta mal cobrada.
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Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se debe hacer un arqueo de caja?
Lo mínimo es uno al cierre de cada turno. Si varias personas usan la misma caja, haz uno cada vez que cambie el cajero. Los arqueos sorpresa ayudan a detectar problemas antes.
¿Las ventas con tarjeta o Nequi entran en el arqueo?
No en el conteo de efectivo. Esas ventas se cuadran contra el reporte del datáfono, del banco o de la billetera digital.
¿Quién debe hacer el arqueo?
Lo ideal es que lo haga una persona distinta del cajero, o que el cajero cuente y un supervisor verifique sin ver primero la cifra del sistema.
¿Multitiendas hace el arqueo automáticamente?
Multitiendas calcula el efectivo esperado con las ventas, ingresos y gastos de la sesión. El conteo físico lo hace una persona, y el sistema compara ese conteo con lo registrado.