Aprende a usar Multitiendas

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   Entra a multitiendas.shop/register y crea tu cuenta. Tienes el primer mes gratis, sin tarjeta de crédito.

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   Ve a Configuración → Empresa y sucursales y completa la información de la empresa: razón social, tipo y número de documento, dirección, municipio y contacto. Esos datos salen en tus facturas y comprobantes.

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   En la misma pantalla sube el logo de tu empresa (y, si quieres, una versión para fondos oscuros).

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   Revisa tu sucursal: la bodega principal se crea automáticamente. Si tienes más puntos de venta, agrégalos con «Agregar sucursal».

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   En Configuración → Medios de pago activa los medios que aceptas: efectivo, tarjeta, transferencia, Nequi, Daviplata y otros.

En Configuración → Módulos activos ves qué herramientas trae tu plan y cuáles puedes activar.

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   Ve a Inventario → Crear Producto.

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   Escribe el nombre y elige el tipo de producto, la categoría y la marca. Si todavía no existen, créalas en Inventario → Categorías y Marcas.

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   Ingresa el SKU y el código de barras, o léelo con el lector.

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   Define el precio de costo y el precio de venta.

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   Indica las existencias iniciales en cada bodega y guarda.

Con el costo registrado, los informes de utilidades muestran tu margen real.

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   Ve a Inventario → Productos y haz clic en «Importar».

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   Descarga la plantilla y llénala con tus productos, una fila por producto.

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   Sube el archivo: se aceptan Excel (.xlsx o .xls) y CSV de hasta 10 MB.

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   Revisa el resultado de la importación y corrige las filas con error si las hay.

Desde la misma lista puedes exportar tu inventario a Excel cuando lo necesites.

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   Ve a Ventas → Gestión de Caja, elige la caja que vas a usar e ingresa el monto inicial en efectivo. Sin una sesión abierta no se pueden hacer ventas.

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   Entra a Ventas → POS. Busca el producto por nombre o escanea su código de barras.

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   Ajusta las cantidades y, si aplica, selecciona el cliente.

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   Haz clic en cobrar, elige el medio de pago y registra el monto recibido.

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   Elige si entregas recibo o factura electrónica. El comprobante se abre en PDF para imprimirlo o compartirlo.

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   Al empezar el turno, en Ventas → Gestión de Caja selecciona la caja y registra el monto inicial.

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   Durante el turno, cada venta queda ligada a esa sesión. Registra también las entradas y salidas de efectivo que no sean ventas.

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   Al terminar, cierra la sesión: cuenta el efectivo físico, escríbelo en «Efectivo físico contado» y agrega notas si hace falta.

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   El sistema compara lo contado con el efectivo esperado y muestra la diferencia.

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   Después, el supervisor entra a Ventas → Arqueo de Cajas, hace su propio conteo y lo compara con el sistema y con lo que declaró el cajero.

Cada caja pertenece a una sucursal y solo puede tener una sesión abierta a la vez.

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   En el POS, agrega los productos y haz clic en cobrar.

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   Elige el primer medio de pago y el monto que cubre.

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   Haz clic en «Agregar otro pago» para sumar un segundo medio con el valor restante.

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   Si el cliente paga después, registra el pago como pendiente o parcial y define la fecha de vencimiento.

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   Los saldos pendientes quedan en Finanzas → Cuentas por Cobrar.

Si usas el datáfono de Bold, el cobro con tarjeta se envía al datáfono desde el mismo POS.

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   Para un descuento sobre toda la venta, elige porcentaje o monto fijo en el resumen del cobro.

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   Si cambias el precio de una línea, el sistema te pide el motivo y lo deja registrado.

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   Si manejas listas de precios (por ejemplo, mayorista), selecciona la lista al vender o al cotizar.

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   Para atender a otro cliente sin perder el carrito, pon la venta en espera.

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   Cuando el primer cliente vuelva, recupera la venta en espera y continúa donde quedaste.

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   Ve a Configuración → POS y elige el tamaño del recibo: tirilla, 80 mm, 58 mm, carta, oficio o A4.

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   Al terminar una venta, el recibo se abre en PDF con ese formato.

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   Imprímelo desde el navegador en la impresora conectada a tu equipo.

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   Si necesitas una copia, reimprime el comprobante desde las ventas del día.

La impresión se hace desde el navegador, así que sirve cualquier impresora que tu computador reconozca.

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   Ve a Ventas → Devolución de Ventas y busca la venta original.

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   Selecciona los productos y las cantidades que el cliente devuelve.

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   Envía la solicitud: la devolución necesita aprobación antes de aplicarse.

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   Al aprobarla, elige cómo reembolsas el dinero: efectivo o transferencia.

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   Los productos aprobados vuelven a la bodega de donde salieron.

Si la venta tenía factura electrónica, corrígela con una nota crédito.

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   Ve a Inventario → Atributos de Variantes y crea los atributos que usas, por ejemplo Talla (S, M, L, XL) y Color (Negro, Blanco).

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   En Inventario → Crear Producto, abre la sección «Precios y variantes».

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   Agrega las opciones del producto y elige sus valores.

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   El sistema genera la tabla de variantes con todas las combinaciones.

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   Completa para cada variante el SKU, el código de barras y el precio, y guarda.

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   Ve a Configuración → Empresa y sucursales y abre la sucursal.

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   Con «Agregar bodega» crea las bodegas que necesites. Cada sucursal tiene una bodega principal.

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   Para mover mercancía, ve a Existencias → Transferencia de Existencias y crea el traslado: bodega de origen, bodega de destino y productos.

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   Descarga el PDF del traslado para que viaje con la mercancía.

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   Cuando llegue, la bodega de destino confirma la recepción y las existencias se actualizan.

Para correcciones puntuales, como un conteo que no cuadra, usa Existencias → Ajuste de Existencias.

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   Ve a Inventario → Control de stock.

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   Verás los productos con menos de 10 unidades disponibles.

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   Desde ahí decide qué reponer y crea la orden de compra en Compras.

El límite de 10 unidades es fijo por ahora; no se configura por producto.

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   Ve a Inventario → Imprimir Código de Barras.

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   Busca los productos por nombre o SKU y agrégalos.

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   Elige el tipo de papel y qué mostrar: nombre del producto, nombre de la tienda y precio.

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   Genera las etiquetas e imprímelas.

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   Verifica que tu empresa esté habilitada como facturador electrónico ante la DIAN y que tengas una resolución de numeración vigente.

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   En Configuración → Facturación electrónica contrata el servicio: $200.000 al año con documentos ilimitados. En el plan Corporativo ya está incluido.

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   Completa los datos de tu empresa tal como aparecen en el RUT.

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   En «Gestionar numeración» registra tus rangos autorizados.

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   Emite un documento de prueba y confirma que queda validado antes de facturar a tus clientes.

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   En el POS, selecciona el cliente. Debe tener nombre, NIT o cédula y correo.

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   Agrega los productos y haz clic en cobrar.

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   Elige «Factura electrónica» en lugar de recibo y confirma el pago.

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   La factura se envía a la DIAN para validación y queda con su CUFE.

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   Consulta el documento en Facturación → Facturas.

Para un cliente sin datos fiscales, entrega el recibo del POS.

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   Ve a Facturación → Notas crédito y haz clic en crear.

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   Busca la factura electrónica que vas a anular o ajustar: la nota queda referenciada a ella.

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   Elige el concepto y los ítems o valores que corriges.

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   Emite la nota. También se valida ante la DIAN.

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   Si necesitas aumentar el valor de una factura, usa Facturación → Notas débito.

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   Ve a Facturación → Documentos soporte y haz clic en crear.

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   Selecciona o crea al proveedor con su documento de identidad.

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   Agrega los productos o servicios comprados con sus valores.

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   Emite el documento para que quede validado ante la DIAN.

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   Crea al proveedor en Personas → Proveedores si todavía no existe.

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   Ve a Compras y crea una nueva orden: proveedor, bodega de destino, productos, cantidades y costo.

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   Descarga el PDF de la orden para enviársela al proveedor.

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   Cuando llegue la mercancía, registra lo recibido. Si llega solo una parte, la orden queda como recibida parcialmente.

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   Las existencias se suman a la bodega de destino.

En Compras → Cronograma de Compras ves tus órdenes en una línea de tiempo.

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   Crea tus categorías en Finanzas → Categoría de Gasto (arriendo, servicios, publicidad…).

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   Ve a Finanzas → Gastos y haz clic en «Agregar Nuevo Gasto».

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   Escribe la fecha, la categoría, la descripción, el monto y el método de pago.

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   Adjunta el recibo en JPG, PNG o PDF (hasta 5 MB) y guarda.

La contabilidad formal la lleva ContaPos, que recibe tus gastos desde Multitiendas.

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   En Finanzas → Cuentas por Cobrar ves los saldos pendientes de tus clientes, agrupados por antigüedad.

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   Registra los abonos a medida que el cliente paga.

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   En Finanzas → Cuentas por Pagar haces lo mismo con tus proveedores.

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   Si un cliente deja dinero por adelantado, regístralo en Anticipos de Clientes y úsalo como saldo a favor en el POS.

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   Crea primero los departamentos, cargos y turnos en Recursos Humanos.

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   Ve a Recursos Humanos → Empleados y agrega uno nuevo.

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   Completa los datos personales, el documento, el departamento, el cargo, el turno y la fecha de contratación.

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   Agrega la cuenta bancaria, la forma de pago y los datos de seguridad social (PILA).

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   Registra el contrato en Recursos Humanos → Contratos.

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   Revisa las marcaciones del periodo en Nómina → Revisión de Asistencias.

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   Ve a Nómina → Cálculo Masivo y elige el periodo y el rango de fechas.

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   Filtra por departamento y selecciona los empleados.

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   Revisa el salario estimado y genera las nóminas. El cálculo incluye el auxilio de transporte y las deducciones de ley.

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   Descarga el recibo de nómina de cada empleado en PDF.

Las comisiones por servicios se liquidan en Nómina → Pago de Comisiones. La nómina electrónica ante la DIAN se emite en ContaPos.

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   En WordPress ve a WooCommerce → Ajustes → Avanzado → REST API y haz clic en «Agregar clave».

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   Dale permisos de lectura y escritura, y copia el Consumer Key y el Consumer Secret.

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   En Multitiendas ve a Integraciones → Ver Integraciones y configura WooCommerce.

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   Escribe el nombre y la URL de tu tienda, pega las claves y guarda.

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   Ajusta la configuración de sincronización de productos, inventario y pedidos.

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   Ve a Integraciones → Ver Integraciones y configura MercadoLibre.

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   Conecta tu cuenta de MercadoLibre y autoriza el acceso.

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   Define la frecuencia de sincronización y qué elementos sincronizar.

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   Elige la categoría, la condición y el tipo de publicación por defecto.

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   Los pedidos que entran por MercadoLibre se importan a Multitiendas.

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   Verifica en Configuración → Módulos activos que tienes el módulo de WhatsApp.

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   En WhatsApp Business → Dashboard inicia la conexión con Meta e inicia sesión con tu cuenta de Facebook.

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   Elige o crea tu cuenta de WhatsApp Business y verifica el número.

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   Atiende a tus clientes en WhatsApp Business → Conversaciones.

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   Si quieres respuestas automáticas, configura el agente de IA en Configurar Agente IA.

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   Crea tus ingredientes en Preparados → Lista de Ingredientes, con su unidad de medida.

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   Registra sus compras en Compras de Ingredientes para tener el costo promedio.

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   Crea el plato en Preparados → Lista de Productos.

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   En Preparados → Recetas agrega cada ingrediente con su cantidad. El costo del plato se calcula con el costo promedio de los ingredientes.

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   Al vender el plato en el POS, los ingredientes se descuentan del inventario.

En Preparados → Reportes comparas costos contra ventas y ves la rentabilidad de cada plato.

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   Ve a Gestión de Usuarios → Roles y Permisos y crea un rol, por ejemplo «Cajero».

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   Marca los permisos de ese rol, agrupados por módulo.

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   Crea a la persona como empleado en Recursos Humanos, con su correo y contraseña.

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   En Gestión de Usuarios → Usuarios asígnale el rol.

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   Desde ese momento solo ve los módulos que el rol permite.

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   Ve a Informes y elige el informe: ventas, compras, ingresos, clientes, utilidades, inventario, empleados o servicios.

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   Filtra por el rango de fechas que quieres revisar.

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   En el Reporte de Utilidades ves el total vendido, el costo, la utilidad y el margen, también por vendedor.

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   Exporta el informe a Excel o PDF para compartirlo con tu contador.

Para ver el negocio de un vistazo, usa el Panel de Ventas en Principal.